Introducción
En el ámbito empresarial, la capacitación del personal es un factor crítico para la mejora del rendimiento y el crecimiento organizacional. Sin embargo, es frecuente que las empresas cometan el error de considerar la capacitación como un gasto más en lugar de una inversión estratégica. A menudo, los procesos de selección de proveedores de capacitación se tratan de manera similar a la adquisición de bienes consumibles, como el tóner de la impresora, lo que puede conducir a decisiones subóptimas y a un bajo de retorno de la inversión.
Error Común: Tratando la Capacitación como un Gasto
El error común radica en la percepción de la capacitación como un gasto en lugar de una inversión estratégica. Aunque las empresas destinan recursos para la capacitación, a menudo descuidan el proceso de selección del proveedor, lo que puede resultar en la elección de programas de capacitación ineficaces o poco adecuados para las necesidades de la organización y sus empleados.
Para abordar este problema, es fundamental cambiar la perspectiva y considerar la capacitación como una decisión de inversión. Al igual que cualquier otra inversión, la capacitación debe estar guiada por la búsqueda de un retorno positivo, una rentabilidad adecuada y la gestión del riesgo asociado. Esto implica adoptar un enfoque estratégico y sistemático para la selección, implementación y evaluación de los diferentes atributos asociados a la calidad de la capacitación.
Maximizando la Rentabilidad
La maximización de la rentabilidad en la inversión en capacitación no solo implica contratar programas de formación, sino asegurarse de que estos programas generen un retorno significativo en términos de mejora del desempeño individual y organizacional. Aquí hay algunas consideraciones adicionales sobre cómo lograr este objetivo:
- Identificación necesidades de capacitación:Antes de invertir en cualquier programa de capacitación, es crucial llevar a cabo una evaluación exhaustiva de las necesidades de capacitación de los empleados. Esto implica identificar brechas en habilidades, conocimientos y competencias que actualmente tiene la organización y que obstaculizan el logro de los objetivos estratégicos. Esta identificación garantiza que los recursos de capacitación se asignen de manera eficiente y se aborden las áreas críticas para el desarrollo.
- Alineación con Objetivos Estratégicos: Los programas de capacitación deben estar estrechamente alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Esto significa que la capacitación debe estar diseñada para desarrollar las habilidades y competencias necesarias para impulsar el éxito organizacional a largo plazo. De esta manera, se asegura que la inversión en desarrollo de talento contribuya directamente al crecimiento y la competitividad de la empresa.
- Evaluación Continua del Impacto: La evaluación es esencial para determinar su efectividad y rentabilidad. Esto implica no solo medir los resultados inmediatos, como la adquisición de conocimientos o habilidades, sino también evaluar cómo esos nuevos conocimientos y habilidades se traducen en mejoras tangibles en el desempeño laboral y en el logro de los objetivos organizacionales. Esto permite realizar ajustes y mejoras en los programas de capacitación para garantizar que sigan siendo relevantes y efectivos a lo largo del tiempo.
- Cultura de Aprendizaje Continuo: Esto implica no solo proporcionar oportunidades de desarrollo de habilidades de manera formal a través de programas de capacitación, sino también alentar y apoyar el aprendizaje autodirigido y el intercambio de conocimientos entre colegas. Esta cultura de aprendizaje garantiza que la inversión en capacitación siga generando beneficios a largo plazo.
El Rol del Encargado de Capacitación
El encargado de la capacitación desempeña un papel crucial en este proceso. En lugar de adoptar una mentalidad pasiva de proveedor, debe tener una mentalidad activa y consultiva. Esto implica ser proactivo en la identificación de necesidades de capacitación, la evaluación de proveedores, el análisis de los diferentes atributos de las capacitaciones ofrecidas y la gestión del proceso de capacitación de principio a fin.
Al adoptar este tipo de mentalidad, colaborar estrechamente con las áreas funcionales, seleccionar y personalizar programas de capacitación y realizar un seguimiento continuo del impacto, el encargado puede asegurar que la inversión en desarrollo de talento genere resultados significativos y sostenibles para la organización.
Decisiones de Inversión Diferentes
Las decisiones de inversión en capacitación deben ser abordadas de manera diferente a las decisiones de compra de bienes consumibles. Esto significa evaluar cuidadosamente no solo el costo de la capacitación, sino también el valor agregado que proporciona en términos de mejora del rendimiento, adquisición de habilidades y logro de objetivos organizacionales.
Es fundamental entender que el éxito de la capacitación no se mide únicamente por la realización del curso, sino por el impacto que tiene en el desempeño y el comportamiento de los empleados. Si los empleados no aplican lo aprendido en su trabajo o no logran mejorar su desempeño, la capacitación no habrá sido rentable.
¿Como evaluar la calidad de una capacitación?
Cuando hablamos de calidad, es importante comprender que es un concepto subjetivo y cambia de empresa en empresa. Lo que puede considerarse de buena calidad para una organización, puede no serlo para otra. La calidad es el grado en el que un conjunto de características inherentes a un objeto (producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple con los requisitos para los cuales se adquiere o implementa.
Por tanto, es fundamental identificar los atributos de una capacitación y analizar si se alinean con las necesidades y expectativas de la organización. A continuación, compartimos una lista de atributos que consideramos más importante a analizar:
1. Programa académico: muchos compradores suelen basarse únicamente en el nombre de la capacitación, sin considerar el programa académico. Sin embargo, es crucial analizar este último con detenimiento, posiblemente con alguien que tenga mayor conocimiento del tema, para asegurarse de que se alinee con las necesidades específicas de la organización.
2. Duración: es fundamental considerar la cantidad y profundidad de los temas abordados con relación a la asignación de tiempo para cada uno. Esto determina la profundidad del conocimiento adquirido en cada área. Es crucial determinar el nivel de competencia deseado para los participantes, ya sea básico, intermedio o avanzado, y garantizar la coherencia entre este nivel y la duración asignada a cada tema. Esto asegura que el programa sea efectivo y se ajuste adecuadamente a las necesidades de los participantes.
3. Metodología educativa y método de evaluación: según el tipo de habilidad a desarrollar, debemos determinar si la capacitación debe enfatizar lo práctico o lo teórico/conceptual. Si el objetivo es que los alumnos adquieran habilidades técnicas, es recomendable optar por capacitaciones que contengan una gran carga práctica y workshops. Asimismo, la evaluación es una parte integral del proceso educativo y debe alinearse con los objetivos de aprendizaje. Se debe considerar si se prefiere formaciones con pruebas teóricas, como cuestionarios de opción múltiple o preguntas abiertas, o si se busca que los alumnos trabajen en proyectos finales aplicados, incluso con datos reales de la organización.
4. Modalidad de dictado:es importante determinar si queremos que la modalidad de la capacitación sea en línea o presencial, teniendo en cuenta las necesidades y preferencias de los participantes.
- Modalidad presencial: permite una interacción directa y en tiempo real con el docente, lo que facilita resolver dudas al momento. Sin embargo, suele ser más costosa y no es viable para para empresas con colaboradores distribuidos en varias ubicaciones geográficas.
- Modalidad en línea:
i. A tu propio ritmo (video cursos): ofrece la ventaja de flexibilidad para estudiar en cualquier momento y lugar. Sin embargo, las estadísticas indican que este tipo de capacitación suele tener niveles más bajos de participación y una mayor tasa de abandono.
ii. Con docente en vivo: podemos realizar consultas en tiempo real, tomar la capacitación desde cualquier parte del mundo y, si la institución ofrece clases grabadas, también tenemos la flexibilidad de acceder al curso en el momento que mejor nos convenga. Esta modalidad facilita la resolución de dudas de manera inmediata y promueve un aprendizaje más dinámico.
5. Infraestructura y recursos:Para capacitaciones presenciales, es importante evaluar la calidad y mantenimiento de las instalaciones físicas, así como el acceso a recursos adicionales como bibliotecas, laboratorios y tecnología actualizada. Por otro lado, en el caso de capacitaciones en línea, es crucial evaluar el software utilizado para la gestión educativa. Plataformas como Moodle son ejemplos comunes que proporcionan herramientas para la entrega de materiales de clase, actividades prácticas, gestión de evaluaciones y seguimiento del progreso del alumno. Además, se debe contar con una solución de videoconferencias de calidad que permita la interacción en tiempo real entre el docente y los alumnos. Es importante tener salas privadas para prácticas en equipo y facilitar la colaboración entre los estudiantes fuera del horario de clase. La capacidad de grabar y almacenar las clases para su revisión posterior también es fundamental, y plataformas como Microsoft Teams cumple con estas características.
6. Satisfacción estudiantil:es crucial recopilar testimonios de exalumnos. Se pueden realizar encuestas internas, solicitar recomendaciones a áreas relacionadas o buscar comentarios en redes sociales etiquetados con el nombre de la institución. Estas fuentes proporcionan una visión directa y honesta de la experiencia del estudiante, en muchos casos con posibilidad de contactar a quienes brindan estos comentarios de manera directa.
7. Acreditaciones y reconocimientos:es esencial buscar validaciones de organizaciones reconocidas, como el Ministerio de Educación, que respalden la calidad de los programas y de la institución. También es importante investigar las asociaciones con las que la institución tiene con organizaciones sociales, empresas u otras instituciones reconocidas, ya que estas pueden ser un indicativo de calidad. Por otro lado, para garantizar la autenticidad de los certificados, se podría considerar la implementación de tecnologías como Blockchain y códigos QR. Estas medidas ofrecen una forma segura de verificar la validez de los certificados emitidos por la institución.
8. Innovación y desarrollo profesional:es importante considerar las iniciativas de la institución para mantenerse al día con las últimas tendencias educativas y tecnológicas. A su vez, analizar si los programas académicos están actualizados y si han integrado materias alineadas con los avances actuales. Esto garantiza que los estudiantes reciban una formación relevante y actualizada que los prepare para los desafíos del mundo laboral actual.
9. Precio: El precio es un atributo importante para evaluar que opción de capacitación tomar y es muy impórtate cuidar los recursos financieros de la empresa. Sin embargo, debemos tener en cuenta que hay un nivel mínimo de calidad que debemos aceptar ya que de lo contrario el curso no cumplirá con los objetivos de la capacitación y lo invertido en el plan de capacitación será realmente un derroche de recursos.
Herramienta para comparación de proveedores
Para analizar diferentes opciones entre proveedores, conviene llevar un registro de las características de las instituciones que analizamos para contratar.
Conclusiones y buenas prácticas
En resumen, para asegurar que la capacitación sea una inversión rentable, las empresas deben adoptar un enfoque estratégico y sistemático para la selección, implementación y evaluación de programas de capacitación. Esto implica cambiar la percepción de la capacitación como un gasto aislado a una inversión estratégica que contribuye al crecimiento y el éxito organizacional. Al centrarse en maximizar el retorno y minimizar el riesgo asociado, las empresas pueden garantizar que la capacitación sea una herramienta efectiva para el desarrollo de talento y la mejora del rendimiento.
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